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Empleado que NO quiere firmar el alta de usuario LOPD.

29 de Agosto de 2015

Como tenemos que actuar cuando un empleado NO quiere firmar la cláusula informativa (Alta de Usuario).

Empleado que NO quiere firmar el alta de usuario LOPD.

Entre las obligaciones de la empresa respecto a sus trabajadores en materia de Protección de Datos, existe el Deber de Información Arte. 5 LOPD, que es la obligación de informar de las finalidades y usos que se dará de sus datos personales raíz del contrato de trabajo entre ellos y para su correcto desarrollo, por lo cual este tratamiento estaría legitimado a tenor del que se dispone en el artículo 6. 2 de la LOPD que señala: “No hará falta el consentimiento del afectado cuando los datos de carácter personal se refieran a las partes de un contrato o pre-contrato de una relación de negocios, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento.”

La no necesidad del consentimiento para el tratamiento de los datos necesarios para articular la relación laboral, deriva que la formalización del contrato de trabajo implica un consentimiento genérico del mismo por el trabajador respecto de sus datos personales necesarios por el desarrollo de esta relación laboral, teniendo que respetarse en la recogida de los mismos los principios que informan la protección de datos, recogidos en el artículo 4.1 de la LOPD que señala que, “Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger por su tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas por las cuales se hayan recogido. ”Por eso, cualquier recogida y tratamiento de datos de los trabajadores que exceda de los datos necesarios para la creación y mantenimiento de la relación contractual, requerirá el consentimiento del trabajador afectado.

Por lo tanto, una vez se ha celebrado el contrato de trabajo, se necesitará el consentimiento del empleado para utilizar sus datos por otros usos, como por ejemplo, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, control horario, etc... Por lo que es conveniente redactar un alta de usuario donde se le informe al empleado de los usos y finalidades de los datos recaudados así como cumplir con el Deber de información mencionado en un párrafo anterior, además esta alta de usuario informará al propio empleado de sus obligaciones hacia al tratamiento de datos que él haga en su puesto de trabajo, se le informará de sus obligaciones generales sobre la LOPD, sobre el tratamiento de datos de FFAA Ficheros Automatizados y sobre los FFNAA Ficheros NO Automatizados, y todo aquello que la empresa crea conveniente informar sobre el tratamiento de datos.

Ahora bien, la acreditación de la efectiva información al afectado puede llevarse a cabo no sólo mediante la aportación del documento firmado por aquel que conste que el mismo ha sido informado, sino también mediante la existencia de indicios que de forma inequívoca permitan fundar que el interesado tuvo que ser informado sobre el tratamiento de los datos de carácter personal.

Ciertamente, la acreditación del cumplimiento del deber de información mediante la conservación de apoyo firmado por el interesado, incluso en forma digitalizada resulta un medio más seguro para acreditar que efectivamente el interesado ha sido informado.

En relación a la posibilidad que los trabajadores se nieguen a firmar expresamente una cláusula en su contrato de trabajo en la cual se dé cumplimiento en deber de información al que nos hemos referido en párrafos anteriores, se podrá instrumentar en posteriores comunicaciones que la empresa tenga con sus trabajadores, teniendo que en este punto recordar que, conforme al señalado por la doctrina de la Audiencia Nacional (Sentencia de 24 de enero de 2003 y Sentencia de 31 de mayo de 2006), corresponderá al responsable del fichero la acreditación del cumplimiento del deber de información al que se viene haciendo referencia.

No obstante esto, será suficiente para conseguir esta acreditación la aportación de indicios suficientes que coadyuven a entender cumplido el requisito, como por ejemplo, en caso de adjuntarse la misma con la nómina, o en un documento como anexo al contrato de trabajo, o mandando un e-mail de respuesta a los empleados, o notificación por correo certificado o a través de la Intranet de la empresa, incluso podría efectuarse situando la información en tablón de anuncios de la empresa seguro, accesible y visible con facilidad por los afectados.

La LOPD no exige una forma determinada de llevar a cabo el deber de información que impone. La Agencia de protección de Datos se ha pronunciado respecto de la libertad de forma, admitiendo la información facilitada mediante un cartel anunciador, que reúna los requisitos de ubicación y formato que garanticen su conocimiento por parte de los interesados.

No obstante la forma elegida para dar cumplimiento a este tiene que reunir los requisitos exigidos en el número primo del artículo 5 de la LOPD.

Además, en la medida en que la relación laboral que justifica el tratamiento sin consentimiento de los datos, es dinámica y se prolonga en el tiempo, siempre que se vayan a tratar datos con una nueva finalidad o surjan nuevos tratamientos, habrá que cumplir previamente con este deber de información.

Joan M. Mallafrè Mestre

[Especialista universitari en Protecció de Dates i Privacitat
per la Universitat de Múrcia]
​[ACP-023  (APEP Certification on Privacy Legal Profile)]

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