Logo
CA | ES
CA ES

Logo

Comunitats de Propietaris i la LOPD

25 de Febrer de 2016

Sovint surten dubtes que assalten als responsables de les comunitats de propietaris quan afronten la seva adaptació a la Llei Orgànica de Protecció de Dades. A continuació responem a les preguntes mes freqüents.

Comunitats de Propietaris i la LOPD

Qüestions freqüents sobre l’aplicació de la LOPD en les Comunitats de Propietaris.

Sovint surten dubtes que assalten als responsables de les comunitats de propietaris quan afronten la seva adaptació a la Llei Orgànica de Protecció de Dades. A continuació responem a les preguntes mes freqüents.


Estan les comunitats de propietaris obligades a complir amb la Llei de Protecció de Dades?

Pel desenvolupament habitual de les comunitats de propietaris, és necessari realitzar tractaments de dades personals tals com el cobrament de les quotes dels propietaris, pagaments a proveïdors, relacions laborals, vídeo vigilància, etc.. Aquests tractaments de dades es troben dins de l'àmbit d'aplicació de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre de Protecció de Dades de Caràcter Personal, per la qual cosa sí les comunitats de propietaris estan obligades a complir amb la LOPD.

Qui és el responsable dels fitxers, la comunitat o l'Administrador de Finques?

Encara que en moltes ocasions l'Administrador de Finques és qui realitza totes les gestions administratives i fins i tot custodia tota la documentació i informació sobre els propietaris dels habitatges i resta de dades de caràcter personal, la comunitat de propietaris és considerada amb caràcter general Responsable del Fitxer.
Definitivament la comunitat de propietaris és el principal responsable, està obligat a implantar en el seu si la LOPD i declarar-se com a Responsable dels Fitxers en el Registre General de Protecció de Dades. En definitiva, la titularitat del fitxer correspon a la Comunitat de Propietaris.

En canvi l'administrador en qualsevol dels casos, en tenir accés i/o tractar les dades personals pertanyents als fitxers de la Comunitat de Propietaris, és considerat “Encarregat del Tractament”.

Definició legal: (Article 5.q RDLOPD)
“Persona física o jurídica, de naturalesa pública o privada, o òrgan administratiu, que només o conjuntament amb uns altres decideixi sobre la finalitat, contingut i ús del tractament, encara que no ho realitzi materialment”. …


És obligatori celebrar un contracte entre la Comunitat de Propietaris i l'Administrador de Finques?

La relació entre l'Administrador de Finques i la Comunitat de Propietaris, haurà d'estar regulada en un contracte que haurà de constar per escrit o en alguna altra forma que permeti acreditar la seva celebració i contingut, establint-se expressament que l'encarregat del tractament (l'Administrador de Finques) tractarà les dades conforme a les instruccions del Responsable del tractament (la Comunitat de Propietaris), que no els aplicarà o utilitzarà amb fi diferent al que figuri en aquest contracte, ni els comunicarà, ni tan sols per a la seva conservació, a altres persones.

Si l'Administrador de Finques és qui realitza els tractaments de dades i custodia la documentació. Què ha de fer la comunitat?

Quan és l'Administrador de Finques qui realitza de forma exclusiva tots els tractaments de dades i a més custodia la documentació i informació pertanyent als fitxers de la Comunitat de Propietaris, aquesta podrà delegar l'obligació de redacció i actualització del document de seguretat, excepte en el relatiu a aquelles dades contingudes en recursos propis. Aquesta circumstància s'haurà de fer constar el contracte amb l'administrador.
No obstant això, en el cas que algun representant de la Comunitat intervingui en el tractament de dades personals, estarà obligat a mantenir el deure secret i absoluta confidencialitat. Per a això s'estableixen unes mesures bàsiques de seguretat que s'estableixen en el document de seguretat que s'adjunta.

Quines mesures de seguretat cal dur a terme?

Igual que qualsevol un altre Responsable de Fitxers (empreses, autònoms, organismes públics, etc..) les mesures de seguretat seran implementades en funció del nivell de seguretat aplicable als fitxers que es manegen.
L'habitual serà que les dades que es manegin siguin de nivell bàsic, encara que existeix la possibilitat que la Comunitat de Propietaris manegi dades de nivell mitjà en el cas de les comunitats amb empleats.

Han de signar algun document els veïns?

No, encara que la LOPD imposa l'obligació de disposar del consentiment lliure, voluntari i inequívoc del titular de les dades (en aquest cas el propietari de l'habitatge), el tractament de dades que la comunitat de propietaris, o l'Administrador de Finques realitza per al compliment de les seves obligacions legals, es troba dins dels supòsits legals que exceptuen la necessitat de recaptar el consentiment dels veïns.
No obstant això, aquestes excepcions no eximeixen a la Comunitat de Propietaris de complir amb el Dret d'Informació (article 5 de la LOPD) i hauran d'informar de la possibilitat d'exercir els seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició així com de la identitat del responsable dels fitxers als propietaris.

Se li poden donar les dades dels propietaris a empreses que presten els seus serveis per a la comunitat de propietaris?

La “comunicació o cessió de les dades de caràcter personal, fora dels casos en què estiguin permeses” es considera segons la LOPD infracció molt greu que poden sancionar-se amb multes de fins a 601.012 euros.
Cal tenir en compte que “les dades de caràcter personal objecte del tractament només podran ser comunicats a un tercer per al compliment de finalitats directament relacionades amb les funcions legítimes del cedent i del cessionari amb el previ.
Un exemple recurrent seria el d'un instal·lador d'antenes que ha de contactar amb els veïns. El president o administrador que facilita una llista de noms i telèfons de propietaris a l'instal·lador per a que aquest coordini la instal·lació amb els propietaris, està fent una cessió de dades i ha d'haver sol·licitat per escrit prèviament el consentiment a cadascun dels propietaris.

Es poden publicar dades dels morosos de la comunitat per forçar-los a abonar el deute?

Les dades recaptades han de ser adequades, pertinents i no excessives en relació a la finalitat dels mateixos (principi de qualitat de les dades, article 4 LOPD).
En virtut de la Llei de Propietat Horitzontal (LPH), és possible la publicació de les dades personals dels veïns deutors de la comunitat en dos supòsits:
En la convocatòria de la Junta de veïns (article 16.2 LPH)
En la publicació de l'acta aprovat en Junta (article 19.3 LPH)

Ara bé, abans d'arribar a la publicació en el tauler d'anuncis, s'ha de seguir el següent procediment:
Notificar a l'afectat al seu domicili conegut la convocatòria de la Junta o l'Acta on es conté la seva condició de deutor.
En defecte d'això, es notificarà en l'immoble del que és propietari en la comunitat que es tracti.
En cas de total impossibilitat per notificar personalment, es procedirà a publicar la convocatòria de Junta o l'Acta en el tauler d'anuncis de l'edifici o lloc visible.

La finalitat de penjar la llista en el tauló és informar als propietaris deutors que es troben en tal situació, i no posar en coneixement de tercers tal fet, encara que això sigui una conseqüència inevitable. Per això, s'ha d'intentar per altres mitjans notificar personalment als afectats, quedant la publicació en el tauler d'anuncis com a última possibilitat.

Així mateix, ha de tenir-se en compte que no cap la publicació de forma autònoma d'un llistat de veïns deutors, doncs la LPH es refereix a la publicació de la convocatòria de Junta i la de l'Acta aprovada pels propietaris.

Joan M. Mallafrè Mestre
[Especialista Universitari en Protecció de Dates i Privacitat per la Universitat de Múrcia]
APEP ​CERTIFICATION ON PRIVACY ​[ACP CL-023  (APEP Consultant Legal Profile)]
​[ACP AT-063  (APEP Auditor Technical Profile)] ​
[ACP SM-064 (APEP Security manager)] ​[LEAD AUDITOR 27001] IRCA / BSI

CONTACTA

SUBSCRIPCIÓ NEWSLETTER

RSS

© 2019 Mallafrè Consultors

Nuwa